Kako su završni računi iza nas, vrijeme je da ured „očistimo“ od suvišne dokumentacije. U ovom broju pozabaviti ćemo se problematikom čuvanja poslovne dokumentacije, odnosno, pregledom zakonskih odredbi koji neposredno reguliraju spomenutu materiju. Naime, Zakon o računovodstvu propisuje da se knjigovodstvene isprave čuvaju u obliku izvornika, na nositelju automatizirane obrade, nositelju mikrografske obrade (mikrofilm) ili na drugi prikladan način. Knjigovodstvene isprave čuvaju se u ovim rokovima:

1. trajno se čuvaju isplatne liste ili analitička evidencija plaća i nadnica ako osiguravaju bitne podatke o zaposlenom,
2. sedam godina čuvaju se isprave na temelju kojih su podaci uneseni u poslovne knjige,
3. sedam godina čuvaju se isprave platnog prometa u ovlaštenim financijskim institucijama,
4. sedam godina čuvaju se prodajni blokovi i kontrolni blokovi, pomoćni obračuni i slične isprave.

Krajem godine poslovne knjige trebaju se zaključiti i poduzetnik ih je obvezan čuvati. Ako se knjigovodstveni podaci obrađuju pomoću elektroničkog računala, dnevnik i glavnu knjigu treba otiskati po provedenom zaključku i zatim uvezati. Poslovne knjige čuvaju se najmanje:

1. glavna knjiga i dnevnik jedanaest godina,
2. pomoćne knjige sedam godina.

Rok čuvanja počinje zadnjim datumom poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige, obračuni i početna bilanca.   Prema Općem poreznom zakonu, porezni obveznici – poduzetnici dužni su voditi poslovne knjige i evidencije radi oporezivanja u skladu sa zakonima kojima se uređuju pojedine vrste poreza, bez obzira na to jesu li te knjige i evidencije dužni voditi i po drugim propisima i iz drugih razloga.   Poslovne knjige i druge evidencije s pripadajućom dokumentacijom moraju se voditi i čuvati na način da su dostupne poreznim tijelima i to:  

1. u poslovnim prostorijama ili, ako nema poslovnih prostorija, u stanu poreznog obveznika, ili
2. kod opunomoćenika ili
3. kod osobe koja za poreznog obveznika vodi poslovne knjige.

  Evidencije i isprave o dnevnom gotovinskom prometu moraju se čuvati najmanje tri godine, a ostale evidencije, poslovne knjige i knjigovodstvene isprave najmanje do nastupa apsolutne zastare prava na utvrđivanje porezne obveze. Poslovne knjige i knjigovodstvene isprave preko toga roka čuvaju se u skladu s posebnim propisima. Neovisno o gore spomenutim zakonima, čuvanje poslovne dokumentacije uređuje i jedan manje poznati pravni propis – Zakon o arhivskom gradivu i arhivima. Prema njemu, arhivsko su gradivo zapisi ili dokumenti koji su nastali djelovanjem pravnih ili fizičkih osoba u obavljanju njihove djelatnosti, a od trajnog su značenja za kulturu, povijest i druge znanosti, bez obzira na mjesto i vrijeme njihova nastanka, neovisno o obliku i tvarnom nosaču na kojem su sačuvani. Privatnim arhivskim gradivom smatra se arhivsko gradivo nastalo djelovanjem privatnih pravnih i fizičkih osoba, ukoliko nije nastalo u obavljanju javnih ovlasti ili u obavljanju javne službe i ako nije u državnom vlasništvu.   Nadamo se da smo Vam ovim kratkim presjekom uspjeli naglasiti ozbiljnost čuvanja poslovne dokumentacije vaših tvrtki, kao i potrebu njezina odlaganja na sigurno i lako dostupno mjesto.   Tibor Jankač, dipl.oec.