Kako su završni računi iza nas, vrijeme je da ured „očistimo“ od suvišne dokumentacije. U ovom broju pozabaviti ćemo se problematikom čuvanja poslovne dokumentacije, odnosno, pregledom zakonskih odredbi koji neposredno reguliraju spomenutu materiju.
Naime,
Zakon o računovodstvu propisuje da se knjigovodstvene isprave čuvaju u obliku izvornika, na nositelju automatizirane obrade, nositelju mikrografske obrade (mikrofilm) ili na drugi prikladan način.
Knjigovodstvene isprave čuvaju se u ovim rokovima:
- trajno se čuvaju isplatne liste ili analitička evidencija plaća i nadnica ako osiguravaju bitne podatke o zaposlenom,
- sedam godina čuvaju se isprave na temelju kojih su podaci uneseni u poslovne knjige,
- sedam godina čuvaju se isprave platnog prometa u ovlaštenim financijskim institucijama,
- sedam godina čuvaju se prodajni blokovi i kontrolni blokovi, pomoćni obračuni i slične isprave.
Krajem godine poslovne knjige trebaju se zaključiti i poduzetnik ih je obvezan čuvati. Ako se knjigovodstveni podaci obrađuju pomoću elektroničkog računala, dnevnik i glavnu knjigu treba otiskati po provedenom zaključku i zatim uvezati.
Poslovne knjige čuvaju se najmanje:
- glavna knjiga i dnevnik jedanaest godina,
- pomoćne knjige sedam godina.
Rok čuvanja počinje zadnjim datumom poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige, obračuni i početna bilanca.
Prema
Općem poreznom zakonu, porezni obveznici – poduzetnici dužni su voditi poslovne knjige i evidencije radi oporezivanja u skladu sa zakonima kojima se uređuju pojedine vrste poreza, bez obzira na to jesu li te knjige i evidencije dužni voditi i po drugim propisima i iz drugih razloga.
Poslovne knjige i druge evidencije s pripadajućom dokumentacijom moraju se voditi i čuvati na način da su dostupne poreznim tijelima i to:
- u poslovnim prostorijama ili, ako nema poslovnih prostorija, u stanu poreznog obveznika, ili
- kod opunomoćenika ili
- kod osobe koja za poreznog obveznika vodi poslovne knjige.
Evidencije i isprave o dnevnom gotovinskom prometu moraju se čuvati najmanje tri godine, a ostale evidencije, poslovne knjige i knjigovodstvene isprave najmanje do nastupa apsolutne zastare prava na utvrđivanje porezne obveze. Poslovne knjige i knjigovodstvene isprave preko toga roka čuvaju se u skladu s posebnim propisima.
Neovisno o gore spomenutim zakonima, čuvanje poslovne dokumentacije uređuje i jedan manje poznati pravni propis – Zakon o arhivskom gradivu i arhivima.
Prema njemu, arhivsko su gradivo zapisi ili dokumenti koji su nastali djelovanjem pravnih ili fizičkih osoba u obavljanju njihove djelatnosti, a od trajnog su značenja za kulturu, povijest i druge znanosti, bez obzira na mjesto i vrijeme njihova nastanka, neovisno o obliku i tvarnom nosaču na kojem su sačuvani.
Privatnim arhivskim gradivom smatra se arhivsko gradivo nastalo djelovanjem privatnih pravnih i fizičkih osoba, ukoliko nije nastalo u obavljanju javnih ovlasti ili u obavljanju javne službe i ako nije u državnom vlasništvu.
Nadamo se da smo Vam ovim kratkim presjekom uspjeli naglasiti ozbiljnost čuvanja poslovne dokumentacije vaših tvrtki, kao i potrebu njezina odlaganja na sigurno i lako dostupno mjesto.
Tibor Jankač, dipl.oec.