Elektronički račun (1. dio)
Elektronički dokument (elektronička isprava) je dokument izdan na računalu, bez ispisa na papir. Primjerice, elektronički dokument je faktura izdana i poslana primatelju-kupcu u elektroničkom obliku, putem softvera za razmjenu elektroničke dokumentacije ili elektroničkom poštom tj. mailom.
Do 01.07.2013. godine u Republici Hrvatskoj elektronički dokument bio je privilegija velikih sustava jer je elektronička isprava morala biti izdana isključivo sukladno Zakonu o elektroničkoj ispravi, uz uvjet pisane suglasnosti primatelja za prihvat takve dokumentacije (npr. EDI – sustav elektroničke razmjene podataka ili napredni elektronički potpis i dr.). Zastupljenost elektroničke dokumentacije u hrvatskoj privredi bila je relativno mala i ograničena na razmjenu dokumentacije između velikih kompanija jer je za izdavanje i prihvat takve dokumentacije bio neophodan ne baš jeftin softver. Država je također putem FINA servisa ponudila tržištu uslugu razmjene elektroničke dokumentacije.
Novina od 01.07.2013. godine jest da je pojam elektroničke isprave proširen i na dostupnije tehnologije, kao što su XML i PDF formati zapisa, što možemo shvatiti kao ozbiljniju prilagodbu propisa zahtjevima današnjice. To konkretno znači da se račun smije slati kupcu u npr. PDF ili XML formatu, putem elektroničke pošte (e-mail), s time da se moraju zadovoljiti određeni uvjeti. Račun se može preuzimati i preko web portala. Općenito, ne propisuje se točan način slanja dokumenta, već opći uvjeti koji pritom moraju biti zadovoljeni. Formate je moguće i konvertirati (iz jednog formata u drugi).
Od 01.01.2016. godine faktura više ne mora biti potpisana, što dodatno pojednostavnjuje proces izdavanja fakture. Pečat je također ukinut kao nužna praksa.
Ova mala revolucija u prilagodbi propisa modernom poslovanju prije svega se odnosi na fakturu. Kako faktura nije jedina vrsta knjigovodstvene isprave, bilo bi nesmotreno zaključiti da je obveza potpisa ukinuta za apsolutno svu dokumentaciju.
U ovom i narednom članku prvenstveno se bavimo fakturom tj. računom u elektroničkom obliku jer promjena propisa nije značajnije utjecala na dokumentaciju kojoj je autentičnost uvjetovana potpisom stranaka. Tako na primjer, otpremnica i dalje mora biti potpisana od strane primatelja i pošiljatelja robe, bilo elektronički ili rukom. Blagajnička uplatnica ili isplatnica moraju biti ovjerene od strane primatelja i od uplatitelja, itd. Vratimo se na račun tj. fakturu.
O računu u elektroničkom obliku očitovalo se i Ministarstvo financija, PU, u stajalištu od 10. ožujka 2014. (Kl.: 410-01/14-01/242) iz kojeg navodimo sljedeće:
Računi u elektroničkom obliku prenose se izravno kupcu putem elektroničke pošte ili sigurne veze ili neizravno putem jednog ili više pružatelja usluga, ili im kupac može pristupiti preko web portala ili na neki drugi način. Slijedom navedenog, sustav za izdavanje, elektroničko potpisivanje i slanje računa u elektroničkom obliku smatra se valjanim ukoliko je usklađen s odredbama čl. 80. Zakona i 161. Pravilnika. Napominjemo da navedeni primjeri metoda koje omogućuju povezivanje računa sa isporukama dobara i usluga ne ograničavaju primjenu drugih tehnologija ili procedura, ako zadovoljavaju uvjete za osiguranje vjerodostojnosti podrijetla, cjelovitosti sadržaja i čitljivosti računa.
Pojednostavljeno, fakturu možete poslati kupcu na bilo koji način, ali uz uvjet da je ona čitljiva, da sadrži propisane elemente tj. podatke i da je nedvojben identitet izdavatelja fakture. Izdavatelj fakture mora, kao i do sada, biti u mogućnosti drugom pratećom dokumentacijom dokazati da je isporuku stvarno izvršio. Npr. ako se radi o prodaji robe, robu je prethodno morao i kupiti od dobavljača, o čemu svjedoči faktura dobavljača, primka, skladišne evidencije i, najbitnije, otpremnica potpisana s obje strane.
U slijedećem članku detaljnije ćemo objasniti praktičnu primjenu elektroničke dokumentacije.
Tibor Jankač
