Elektronički račun (II. dio)

  U prošlom broju namjera nam je bila osvijestiti prvenstveno male i srednje velike poduzetnike o mogućnosti slanja i primanja faktura u elektroničkom obliku. Zakonodavac je pojednostavnio regulativu tako da je sada potez na nama, poduzetnicima. Vjerodostojnost kao uvjet Ipak, da ne bi ispalo da svaki mail može figurirati kao vjerodostojan računovodstveni i porezni dokument, u nastavku dajemo kratak opis vjerodostojnosti. Kao što vrijedi i za papirnati račun, za račun u elektroničkom obliku mora se osigurati:

1. a) vjerodostojnost podrijetla – znači da se nedvojbeno može utvrditi identitet izdavatelja računa. Na fakturi moraju biti navedeni podaci o izdavatelju.
2. b) cjelovitost sadržaja – znači da se ne može mijenjati sadržaj računa, te da sadržaj računa mora biti u skladu sa propisima. Ovdje treba napomenuti da elektronički format fakture ne smije dopuštati naknadne izmjene na dokumentu.
3. c) čitljivost računa – sadržaj računa mora biti jasno vidljiv.

Kao što je gore navedeno, uvjetuje se vjerodostojnost dokumentacije, a osigurava je vlasnik dokumentacije. Znači, na nama poduzetnicima je da se pobrinemo o tome kako ćemo dokazati da je elektronička dokumentacija originalna. Kod elektroničkog dokumenta vjerodostojnost se dokazuje kao i kod papirnatog dokumenta (npr. faktura za robu sadrži i otpremnicu potpisanu od skladištara), samo uz dodatni uvjet da format/zapis elektroničkog dokumenta ne smije dopuštati naknadne izmjene u formi i sadržaju. Tako npr., ako smo skenirali dokument i snimili ga u pdf formatu, takav dokument će vjerojatno zadovoljiti kriterij nepromjenjivosti. Izjava o suglasnosti U trenutno važećem Zakonu o PDV-u (NN 73/13-143/14, zadnja izmjena na snazi od 01.01.2015.g.), u članku 80. (i Pravilnik, čl. 161.), navodi se da se računom smatra i elektronički izdan račun ako postoji suglasnost primatelja za prihvat takvog računa. Pritom suglasnost primatelja (kupca) mora biti u pisanom obliku, ovjerena i deponirana kod izdavatelja računa. Račun ne mora biti potpisan niti treba sadržavati pečat Važeći Zakon o računovodstvu, na snazi od 01.01.2016. godine, više ne propisuje potpis (niti pečat) izdavatelja na knjigovodstvenoj ispravi ali zahtjeva da se na ispravi: -           navede ime i prezime osobe koja je odgovorna za izdavanje dokumenta, -           potpiše osoba koja je odgovorna za vjerodostojnost dokumenta – tvz. likvidator. Potpis likvidatora Potpis likvidatora je dokaz da je odgovorna osoba (direktor, član uprave ili druga osoba ovlaštena od direktora ili uprave) upoznata sa dokumentom i da potvrđuje vjerodostojnost istog. Potpis likvidatora može biti rukom ili elektronički. Elektronička likvidacija pretpostavlja korištenje softvera za manipuliranjem i čuvanjem dokumentacije u elektroničkom obliku (tvz. DMS – Document Management System). Dakle, prije knjiženja i arhiviranja treba likvidirati dokument. U ovom nastavku ukratko smo opisali formalne zahtjeve koje elektronički dokument mora zadovoljavati. Pritom je naglasak stavljen na elektronički račun. Većina navedenih uvjeta odnosi se i na ostalu dokumentaciju. Ukoliko planirati digitalizirati cjelokupnu dokumentaciju, svakako ćete morati investirati u odgovarajući softver i konzultirati računovodstvenu struku. Mali poduzetnici napraviti će značajan korak već digitalizacijom samih računa i pritom uštedjeti na pustim kvadratima arhive. Ne zaboravite, dokumentacija se najvećim dijelom čuva realno 12 godina, a dokumentacija o plaćama vječno. Tibor Jankač