Inventure - popisi imovine i obveza
Što je inventura?
Inventura je postupak utvrđivanja/popisivanja stvarnog stanja pojedine imovine ili obveze.
Što se sve popisuje?
Popisuju se sve vrste imovina i obveza koje poduzetnik ima. Obično pod pojmom imovine smatramo materijalnu (opipljivu) imovinu kao što su zalihe, inventar i sl. Imovina se također sastoji od prava, kao što su nenaplaćena potraživanja (od kupaca, države, djelatnika i dr.), dani krediti i pozajmice, depoziti i vrijednosni papiri. Imovina je i novac na žiro-računu, na deviznim računima i u blagajni.
Obveze čine neplaćene fakture prema dobavljačima, primljeni krediti, neisplaćene plaće, davanja državi i dr.
Zašto se inventura provodi?
Osnovni razlog ne treba previše naglašavati jer je postupak brojanja onoga što je naše vjerojatno jedan od osnovnih nagona za preživljavanje koje imamo. Za slučaj da nam taj „nagon“ zakaže, Zakon o računovodstvu propisuje obvezu popisivanja cjelokupne imovine i izvora vlasništva (vlastiti kapital + obveze) na dan godišnjih financijskih izvještaja tj. na 31.12. svake godine. To je minimum pažnje koju svaki poduzetnik mora posvetiti svojoj imovini i obvezama. Međunarodni računovodstveni standardi također propisuju da financijski izvještaji trebaju realno i objektivno iskazivati stanja imovine i obveza, za što je potrebno kvalitetno provođenje inventure. Veći sustavi trebaju vlastitim internim aktom (Pravilnik o popisu) urediti postupak popisivanja.
Što prethodi popisivanju?
Postupak popisa nije tako jednostavan kako se čini i zato treba napraviti kvalitetnu pripremu.
Osnovna sredstva (dugotrajna imovina) – svako osnovno sredstvo treba imati dodijeljen svoj inventarski broj. Treba imati ažuriranu evidenciju osnovnih sredstava kako bi mogli usporediti popisane količine sa onima u evidenciji. Računovodstvenim politikama treba utvrditi kriterije: što je osnovno sredstvo, a što sitni inventar. Zakon o porezu na dobit od 01.07.2010.g. dopušta da se osnovna sredstva do vrijednosti troška nabave od 3.500,00 kuna (ukoliko je poduzetnik obveznik PDV-a, trošak nabave ne uključuje PDV) jednokratno otpišu kada govorimo o sitnom inventaru. Tako će npr. telefon u vrijednosti 3.700 kn+PDV biti iskazan kao osnovno sredstvo, a drugi telefon od 1.950 kn kao sitan inventar. Zato kriterije treba jasno utvrditi internim aktom. No, bez obzira radilo se o sitnom inventaru ili osnovnom sredstvu (dugotrajnoj materijalnoj imovini), za svaku od ovih kategorija treba imati uređene evidencije (tvz. analitičke evidencije) i treba napraviti inventuru najmanje jednom godišnje (na 31.12.).
Zalihe – svaki artikl treba imati jedinstvenu šifru uz naziv kako ne bi došlo do zamjene prilikom popisivanja. Preduvjet kvalitetnom skladišnom poslovanju jest jasna podjela odgovornosti i ovlaštenja i njihova primjena u praksi. Zalihe bi se trebale popisivati periodično, u kraćim intervalima, u potpunosti ili djelomično (uzorkom). Preporučljivo je nekurentne zalihe otpisati prije popisa.
Potraživanja i obveze – prije popisa treba provesti usklađenja salda putem izvoda otvorenih stavaka (IOS) ili na drugi način.
Postupak inventure
- Krajem svake godine Uprava društva donosi Odluku o redovnom godišnjem popisu na dan 31.12. i osnivanju povjerenstva za popis. Obveza je povjerenstva popisati imovinu i obveze sa stanjem na dan 31.12. Odluka o popisu treba sadržavati: mjesta popisa, zadatke članova povjerenstva, te rok za dostavu izvještaja Središnjem povjerenstvu.
Sudionicima popisa treba uručiti u pisanom obliku naputak za popis. Pri popisu se koriste popisni listići i popisne liste koje se sastavljaju zasebno po popisnim mjestima.
Plan popisa sastavlja Središnje povjerenstvo na čelu s predsjednikom. Planom trebaju biti utvrđeni rokovi pripremnih radnji, te redoslijed popisa kako po vrstama imovine, tako i po pojedinim skladištima, odnosno pogonima. Planom popisa se utvrđuje i dan do kojeg pojedina povjerenstva moraju dostaviti svoje izvještaje Središnjem povjerenstvu, odnosno, do kojeg datuma Središnje povjerenstvo svoj Elaborat o popisu mora dostaviti Upravi društva. Planom treba također definirati rok do kada Uprava društva mora donijeti odluku o utvrđenim viškovima i manjkovima, te otpisima.
Kod manjih poduzetnika nije potrebno provoditi cijeli postupak već je dovoljno napraviti i popuniti popisne liste i zapisnike o inventurnim razlikama. Za utvrđene manjkove treba donijeti odluku o terećenju odgovorne osobe ili odluku o terećenju poduzetnika (društva). Inventurne liste trebaju biti potpisane od strane inventurne komisije. Bitno je napomenuti da inventurna komisija ne smije biti sastavljena od djelatnika koji su odgovorni za stanje imovine jer se gubi smisao popisa. Odgovorne osobe svakako trebaju prisustvovati inventuri kako bi mogle reagirati ukoliko uoče nepravilnosti pri provođenju popisa. Odgovorne osobe također potpisuju popisne (inventurne) liste. Porezni tretman utvrđenih inventurnih razlika Kod inventurnog manjka Kada je popisano stanje manje od evidentiranog stanja, govorimo o manjku. Za manjak se u pravilu tereti odgovorna osoba. Tada se u knjigovodstvu manjak ne evidentira kao trošak, već kao potraživanje od djelatnika. Ukoliko uprava odluči ne teretiti odgovornu osobu, tada se manjak iskazuje kao trošak. Da li će takav trošak biti porezno priznati ili ne, ovisi o vrsti imovine o kojoj se radi (npr. zalihe u maloprodaji) i o količini manjka u odnosu na prodanu količinu (u maloprodaji do 1%). Dakle, manjak će predstavljati porezno priznati trošak do iznosa koji je propisan posebnim propisima vezanim uz djelatnost poduzetnika i uz vrstu imovine. Primjer: Do kraja 2010.g. u prodavaonici X utvrđen je ukupni manjak zaliha u vrijednosti 1.000 kn. Nabavna vrijednost prodane robe u 2006.g. iznosi 80.000 kn. Porezno priznati trošak manjka je 800 kn (80.000 x 1%). Dakle, 800 kn manjka biti iskazano kao porezno priznati trošak i umanjiti će osnovicu poreza na dobit, a 200 kn neće, tj. biti će tretirano kao porezno nepriznati trošak. Na ovih 200 kn trebati će obračunati PDV za vlastitu potrošnju. Kod inventurnog viška Kada je popisano stanje veće od evidencijskog, govorimo o višku. Ovo je teoretski nemoguća situacija, a praktično može biti posljedica više razloga: a) kod evidentiranja nabave ili prodaje artikla došlo je do greške (zamjene) u odabiru artikla, b) nije evidentiran ulaz robe u skladište, c) djelatnik prodaje vlastitu robu itd. Ukoliko se radi o većim količinama i vrijednostima, očito je da postoje grubi organizacijski propusti. Knjigovodstveno se inventurni višak iskazuje kao prihod. Tibor Jankač, dipl.oec.