Kontroling - koncept modernog poslovanja
Autor: Saša Agejev, dipl. oec.
ZAŠTO NAM TREBA KONTROLING?
U izazovnim uvjetima poslovanja i stalnim tržišnim promjenama, a posebno u trenucima kada poduzeće ulazi u faze jakog rasta prihoda, uvođenja novih proizvoda i usluga, ulaska na nova tržišta, reorganizacije, novih investicija i dodatnog financiranja, donošenje pravih poslovnih odluka zahtjeva podršku kontrolinga.
Modernom i dinamičnom poduzeću danas je potrebna detaljna analiza poslovanja i tržišta, pomno i fleksibilno planiranje svakog sljedećeg koraka, osmišljavanje maksimalno efikasnih i pouzdanih poslovnih procesa te pravovremeno i pregledno izvještavanje o pokazateljima uspjeha. Uvođenje ovih procesa kontrolinga vlasnicima omogućava usmjeravanje poduzeća na siguran put prema očuvanju i povećanju njegove vrijednosti prvenstveno direktno njima samima, a posredno i kupcima, zaposlenicima, dobavljačima i državi.
KAKO KONTROLING RJEŠAVA KONKRETNE PROBLEME?
Poliklinika
Uspješna poliklinika sa širokim asortimanom usluga na više lokacija našla se pred potrebom dugoročnih investicija u nove tehnologije za svoje glavne usluge. Vlasnicima je bio potreban dugoročan i detaljan financijski plan koji pokazuje dugoročan utjecaj na vrijednost poduzeća pod pretpostavkom različitih scenarija dodatnih investicija i rasta prihoda.
Iako poliklinika u tom trenutku nije imala uspostavljeno na dovoljnoj razini detaljnosti ni menadžersko izvještavanje niti proces planiranja, prilagodili smo raspoložive podatke i uspjeli napraviti izvještaj o povijesnoj profitabilnosti po uslugama i lokacijama. Izvještaj je poslužio kao polazište za razvoj interaktivnog modela financijskog plana koji je, ovisno o razinama planiranog povećanja prihoda i iskoristivosti kapaciteta pojedinih usluga, transparentno pokazao vlasnicima isplativost i održivost planiranih investicija.
Na temelju tako kvalitetno pripremljenog financijskog plana vlasnici su ubrzo pronašli više potencijalnih investitora jer su oni u kratkom roku i s visokom razinom pouzdanosti mogli ocijeniti rizik i isplativost svoje investicije. Izradom financijskog modela istovremeno je stvoren i okvir izvještavanja na temelju kojeg je menadžment poliklinike nastavio usmjeravati svoje poslovanje.
Autosalon sa servisom
Vlasnici autosalona sa servisom koji posluje stabilno i s umjerenim stopama rasta željeli su saznati na koji način mogu povećati profitabilnost svog poduzeća. Profitabilnost je u tom trenutku cjelovito praćena samo na razini društva. Bruto marža je praćena posebno za autosalon i servis, ali bez daljnje razrade pa nije bilo moguće ocijeniti profitabilnost ni za dva glavna segmenta poslovanja niti detaljnije za usluge servisa koje svojom prirodom traže i dublju analizu.
U nedostatku potrebnih povijesnih podataka za početak smo se vodili procjenama da bismo odredili ključeve raspodjele operativnih troškova temeljem koje smo podijelili profit proteklog razdoblja na autosalon i servis prema vrstama usluga, vrstama vozila i servisnim timovima. Osim što smo na taj način definirali početni izvještajni okvir za daljnje praćenje poslovanja, uspjeli smo u vrlo ranoj fazi dobiti važne zaključke o trenutnoj profitabilnosti. Pokazalo se da je u tom trenutku profitabilnost usluga servisa bila vrlo neujednačena, da su postojale značajne razlike u efikasnosti servisnih timova i da je nositelj profitabilnosti poduzeća bila prodaja automobila.
Iz tih zaključaka su proizašle poslovne odluke o prilagodbi cjenika servisa, o vezanju varijabilnog dijela plaća servisera za pokazatelje njihove produktivnosti i o odobrenju više razina komercijalnih popusta prodavačima automobila radi povećanja tržišne konkurentnosti i rasta prodaje. Na taj način su ostvareni preduvjeti za brži rast prihoda uz istovremeno povećanje profitabilnosti. Vlasnici su već samim uvođenjem procesa kontrolinga saznali informacije koje su im bile potrebne i nastavili su se na njih oslanjati za pravovremeno donošenje pravih poslovnih odluka.
ZAŠTO SMO DO SADA MOGLI BEZ KONTROLINGA?
U današnje vrijeme količina informacija koje su važne za poslovanje nezaustavljivo raste. Osim količine informacija, jednako rastu i njihova kompleksnost i dinamičnost. Zbog toga je menadžerima sve teže donositi poslovne odluke koje su utemeljene na kvalitetnim informacijama o njihovom poduzeću i okruženju u kojem ono posluje.
Nekada su računovođe pružali menadžerima sve potrebne informacije za poslovanje, ali to danas vrijedi još samo za mala i jednostavna poduzeća. Danas je menadžerima osim računovođe nužno potreban i kontroler, tj. osoba koja u gomili bezbrojnih podataka izdvaja, prikuplja i prezentira menadžeru optimalnu količinu informacija koja mu je potrebna za kvalitetno odlučivanje.
Menadžere danas više nije dovoljno jednostavno opskrbiti informacijama. Informacije se moraju dobro razumjeti – od kuda dolaze i što nam govore, te kako ih ispravno koristiti. U modernom poduzeću kontroling postaje odgovoran za kvalitetu informacija i na taj način omogućuje menadžmentu da se potpuno posveti kvaliteti poslovnih odluka i razvoju poduzeća.
Za male i srednje poduzetnike većina ključnih informacija i dalje dolazi iz računovodstva tako da je za njih idealno rješenje kada svoj kontroling uspiju organizirati u paketu s računovodstvom. Moderan računovođa je stoga dobro svjestan važnosti kontrolinga za uspjeh poduzeća i instrumente kontrolinga vidi kao važan dio svojih vještina i usluga koje pruža menadžerima poduzeća. Dakle, moderan računovođa je sposoban ujedno biti i kontroler.
KAKO SE UVODI KONTROLING?
Prvi korak u kojem kontroling podržava menadžment je planiranje jer s tim korakom zapravo počinje cjelokupno poslovanje. Uloga kontrolinga je zajedno s menadžmentom najprije sastaviti poslovni i financijski plan kojem je krajnji cilj povećanje vrijednosti poduzeća.
U drugom koraku kontroling definira i sve ostale ključne pokazatelje uspjeha koje će biti potrebno pratiti i o njima pravodobno izvještavati u narednom razdoblju. Pri tome je potrebno voditi računa o njihovim međusobnim utjecajima i uzeti u obzir da će se ti utjecaji trebati transparentno i upotrebljivo prezentirati menadžmentu.
Da bi to postigao, kontroling zatim u trećem koraku uspostavlja i vodi sve procese koji će omogućiti sustavno prikupljanje svih potrebnih informacija i redovito sastavljanje menadžerskih izvještaja o ključnim pokazateljima uspjeha. Ovo je najvažniji i najopsežniji dio uloge kontrolinga jer je procese potrebno po mjeri prilagoditi poduzeću, a svako poduzeće je jedinstveno. U ovom najvažnijem koraku se stvara i temelj za glavni proizvod kontrolinga, a to su menadžerski izvještaji. Posebno je važno da se procesi kontrolinga kvalitetno postave u smislu informatičke podrške i praktičnosti procesa jer se na taj način povećava isplativost ulaganja u uvođenje kontrolinga.
U završnom četvrtom koraku kontroling redovito sastavlja menadžerske izvještaje koje prema potrebi prilagođava promjenama u poslovanju poduzeća. Ključni dio menadžerskih izvještaja koje sastavlja kontroling je kvalitetna analiza svih utjecaja unutar poduzeća i iz okruženja na ostvarenje plana i vrijednost poduzeća. Izvještaji zajedno s analizom na taj način postaju osnova za kvalitetnu raspravu sa svim ključnim ljudima unutar poduzeća o mjerama koje je potrebno poduzeti. Kada ključni ljudi na stolu imaju sve potrebne činjenice s objašnjenjem njihovih uzročno-posljedičnih veza, tada rasprava brzo skreće iz subjektivnih razmišljanja i dojmova u smjeru konkretnih zaključaka i rješenja problema.
Funkciju kontrolinga u poduzeću možemo usporediti s funkcijom mjernih instrumenata u pilotskoj kabini zrakoplova. Let zrakoplovom je jedna vrlo složena operacija koja ne bi bila moguća bez praćenja svih pokazatelja važnih za njegovo upravljanje. Pilot na ploči s mjernim instrumentima na dlanu ima sve pokazatelje kretanja zrakoplova te se može u potpunosti posvetiti donošenju odluka da održi let na planiranoj ruti. Bez tih mjernih instrumenata bi se morao osloniti na svoju intuiciju i samostalno istraživanje potrebnih informacija što bi ga u velikoj mjeri omelo u njegovoj osnovnoj zadaći.
Kada se u poduzeću jednom uspostavi kontinuitet procesa kontrolinga, rizik propuštanja donošenja ispravnih odluka je sveden na minimum. Kontroling postaje produžena ruka menadžmenta i olakšava mu donošenje odluka na način da menadžmentu postaje potpuno transparentan i razumljiv utjecaj njegovih odluka na uspjeh poduzeća.
Autor: Saša Agejev, dipl. oec.
ZAŠTO NAM TREBA KONTROLING?
U izazovnim uvjetima poslovanja i stalnim tržišnim promjenama, a posebno u trenucima kada poduzeće ulazi u faze jakog rasta prihoda, uvođenja novih proizvoda i usluga, ulaska na nova tržišta, reorganizacije, novih investicija i dodatnog financiranja, donošenje pravih poslovnih odluka zahtjeva podršku kontrolinga.
Modernom i dinamičnom poduzeću danas je potrebna detaljna analiza poslovanja i tržišta, pomno i fleksibilno planiranje svakog sljedećeg koraka, osmišljavanje maksimalno efikasnih i pouzdanih poslovnih procesa te pravovremeno i pregledno izvještavanje o pokazateljima uspjeha. Uvođenje ovih procesa kontrolinga vlasnicima omogućava usmjeravanje poduzeća na siguran put prema očuvanju i povećanju njegove vrijednosti prvenstveno direktno njima samima, a posredno i kupcima, zaposlenicima, dobavljačima i državi.
KAKO KONTROLING RJEŠAVA KONKRETNE PROBLEME?
Poliklinika
Uspješna poliklinika sa širokim asortimanom usluga na više lokacija našla se pred potrebom dugoročnih investicija u nove tehnologije za svoje glavne usluge. Vlasnicima je bio potreban dugoročan i detaljan financijski plan koji pokazuje dugoročan utjecaj na vrijednost poduzeća pod pretpostavkom različitih scenarija dodatnih investicija i rasta prihoda.
Iako poliklinika u tom trenutku nije imala uspostavljeno na dovoljnoj razini detaljnosti ni menadžersko izvještavanje niti proces planiranja, prilagodili smo raspoložive podatke i uspjeli napraviti izvještaj o povijesnoj profitabilnosti po uslugama i lokacijama. Izvještaj je poslužio kao polazište za razvoj interaktivnog modela financijskog plana koji je, ovisno o razinama planiranog povećanja prihoda i iskoristivosti kapaciteta pojedinih usluga, transparentno pokazao vlasnicima isplativost i održivost planiranih investicija.
Na temelju tako kvalitetno pripremljenog financijskog plana vlasnici su ubrzo pronašli više potencijalnih investitora jer su oni u kratkom roku i s visokom razinom pouzdanosti mogli ocijeniti rizik i isplativost svoje investicije. Izradom financijskog modela istovremeno je stvoren i okvir izvještavanja na temelju kojeg je menadžment poliklinike nastavio usmjeravati svoje poslovanje.
Autosalon sa servisom
Vlasnici autosalona sa servisom koji posluje stabilno i s umjerenim stopama rasta željeli su saznati na koji način mogu povećati profitabilnost svog poduzeća. Profitabilnost je u tom trenutku cjelovito praćena samo na razini društva. Bruto marža je praćena posebno za autosalon i servis, ali bez daljnje razrade pa nije bilo moguće ocijeniti profitabilnost ni za dva glavna segmenta poslovanja niti detaljnije za usluge servisa koje svojom prirodom traže i dublju analizu.
U nedostatku potrebnih povijesnih podataka za početak smo se vodili procjenama da bismo odredili ključeve raspodjele operativnih troškova temeljem koje smo podijelili profit proteklog razdoblja na autosalon i servis prema vrstama usluga, vrstama vozila i servisnim timovima. Osim što smo na taj način definirali početni izvještajni okvir za daljnje praćenje poslovanja, uspjeli smo u vrlo ranoj fazi dobiti važne zaključke o trenutnoj profitabilnosti. Pokazalo se da je u tom trenutku profitabilnost usluga servisa bila vrlo neujednačena, da su postojale značajne razlike u efikasnosti servisnih timova i da je nositelj profitabilnosti poduzeća bila prodaja automobila.
Iz tih zaključaka su proizašle poslovne odluke o prilagodbi cjenika servisa, o vezanju varijabilnog dijela plaća servisera za pokazatelje njihove produktivnosti i o odobrenju više razina komercijalnih popusta prodavačima automobila radi povećanja tržišne konkurentnosti i rasta prodaje. Na taj način su ostvareni preduvjeti za brži rast prihoda uz istovremeno povećanje profitabilnosti. Vlasnici su već samim uvođenjem procesa kontrolinga saznali informacije koje su im bile potrebne i nastavili su se na njih oslanjati za pravovremeno donošenje pravih poslovnih odluka.
ZAŠTO SMO DO SADA MOGLI BEZ KONTROLINGA?
U današnje vrijeme količina informacija koje su važne za poslovanje nezaustavljivo raste. Osim količine informacija, jednako rastu i njihova kompleksnost i dinamičnost. Zbog toga je menadžerima sve teže donositi poslovne odluke koje su utemeljene na kvalitetnim informacijama o njihovom poduzeću i okruženju u kojem ono posluje.
Nekada su računovođe pružali menadžerima sve potrebne informacije za poslovanje, ali to danas vrijedi još samo za mala i jednostavna poduzeća. Danas je menadžerima osim računovođe nužno potreban i kontroler, tj. osoba koja u gomili bezbrojnih podataka izdvaja, prikuplja i prezentira menadžeru optimalnu količinu informacija koja mu je potrebna za kvalitetno odlučivanje.
Menadžere danas više nije dovoljno jednostavno opskrbiti informacijama. Informacije se moraju dobro razumjeti – od kuda dolaze i što nam govore, te kako ih ispravno koristiti. U modernom poduzeću kontroling postaje odgovoran za kvalitetu informacija i na taj način omogućuje menadžmentu da se potpuno posveti kvaliteti poslovnih odluka i razvoju poduzeća.
Za male i srednje poduzetnike većina ključnih informacija i dalje dolazi iz računovodstva tako da je za njih idealno rješenje kada svoj kontroling uspiju organizirati u paketu s računovodstvom. Moderan računovođa je stoga dobro svjestan važnosti kontrolinga za uspjeh poduzeća i instrumente kontrolinga vidi kao važan dio svojih vještina i usluga koje pruža menadžerima poduzeća. Dakle, moderan računovođa je sposoban ujedno biti i kontroler.
KAKO SE UVODI KONTROLING?
Prvi korak u kojem kontroling podržava menadžment je planiranje jer s tim korakom zapravo počinje cjelokupno poslovanje. Uloga kontrolinga je zajedno s menadžmentom najprije sastaviti poslovni i financijski plan kojem je krajnji cilj povećanje vrijednosti poduzeća.
U drugom koraku kontroling definira i sve ostale ključne pokazatelje uspjeha koje će biti potrebno pratiti i o njima pravodobno izvještavati u narednom razdoblju. Pri tome je potrebno voditi računa o njihovim međusobnim utjecajima i uzeti u obzir da će se ti utjecaji trebati transparentno i upotrebljivo prezentirati menadžmentu.
Da bi to postigao, kontroling zatim u trećem koraku uspostavlja i vodi sve procese koji će omogućiti sustavno prikupljanje svih potrebnih informacija i redovito sastavljanje menadžerskih izvještaja o ključnim pokazateljima uspjeha. Ovo je najvažniji i najopsežniji dio uloge kontrolinga jer je procese potrebno po mjeri prilagoditi poduzeću, a svako poduzeće je jedinstveno. U ovom najvažnijem koraku se stvara i temelj za glavni proizvod kontrolinga, a to su menadžerski izvještaji. Posebno je važno da se procesi kontrolinga kvalitetno postave u smislu informatičke podrške i praktičnosti procesa jer se na taj način povećava isplativost ulaganja u uvođenje kontrolinga.
U završnom četvrtom koraku kontroling redovito sastavlja menadžerske izvještaje koje prema potrebi prilagođava promjenama u poslovanju poduzeća. Ključni dio menadžerskih izvještaja koje sastavlja kontroling je kvalitetna analiza svih utjecaja unutar poduzeća i iz okruženja na ostvarenje plana i vrijednost poduzeća. Izvještaji zajedno s analizom na taj način postaju osnova za kvalitetnu raspravu sa svim ključnim ljudima unutar poduzeća o mjerama koje je potrebno poduzeti. Kada ključni ljudi na stolu imaju sve potrebne činjenice s objašnjenjem njihovih uzročno-posljedičnih veza, tada rasprava brzo skreće iz subjektivnih razmišljanja i dojmova u smjeru konkretnih zaključaka i rješenja problema.
Funkciju kontrolinga u poduzeću možemo usporediti s funkcijom mjernih instrumenata u pilotskoj kabini zrakoplova. Let zrakoplovom je jedna vrlo složena operacija koja ne bi bila moguća bez praćenja svih pokazatelja važnih za njegovo upravljanje. Pilot na ploči s mjernim instrumentima na dlanu ima sve pokazatelje kretanja zrakoplova te se može u potpunosti posvetiti donošenju odluka da održi let na planiranoj ruti. Bez tih mjernih instrumenata bi se morao osloniti na svoju intuiciju i samostalno istraživanje potrebnih informacija što bi ga u velikoj mjeri omelo u njegovoj osnovnoj zadaći.
Kada se u poduzeću jednom uspostavi kontinuitet procesa kontrolinga, rizik propuštanja donošenja ispravnih odluka je sveden na minimum. Kontroling postaje produžena ruka menadžmenta i olakšava mu donošenje odluka na način da menadžmentu postaje potpuno transparentan i razumljiv utjecaj njegovih odluka na uspjeh poduzeća.