Objavljeno: 21.10.2024.

Autor: Lotar Bengin

S početkom listopada 2024. godine na snagu stupa novi Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencija o radnicima. Ovaj Pravilnik donosi značajne promjene koje će poslodavci morati primijeniti u svojem poslovanju kako bi osigurali usklađenost s novim propisima.

Ključne promjene

1. Vrste evidencija

Novi Pravilnik uvodi jasnu podjelu na tri glavne vrste evidencija u području rada:

•           Evidencije o radnicima: Ove evidencije obuhvaćaju sve podatke o radnicima zaposlenima temeljem ugovora o radu.

•           Evidencije o fizičkim osobama: Ovdje spadaju osobe koje za poslodavca obavljaju poslove prema posebnim ugovorima ili propisima, uključujući studente, đake i osobe na stručnom osposobljavanju.

•           Evidencije o radnom vremenu: Obuhvaćaju detalje o početku i završetku rada, zastoje, nenazočnosti, te korištenje različitih vrsta dopusta.

2. Fleksibilnost u vođenju evidencija

Poslodavcima je omogućeno da biraju između papirnatog i elektroničkog vođenja evidencija. Iako Pravilnik ne propisuje točan obrazac, poslodavci moraju osigurati da sve evidencije budu jasno strukturirane i točno vođene. Posebno je važno poštivanje mogućnosti korištenja kratica, uz uvjet da njihovo značenje bude nedvosmisleno objašnjeno u pisanoj formi.

3. Rokovi čuvanja dokumentacije

Jedna od važnijih novosti odnosi se na rokove čuvanja dokumentacije. Pravilnik propisuje različite rokove ovisno o vrsti dokumentacije, čime se odstupa od prethodnog zahtjeva za trajnim čuvanjem svih podataka. Rokovi se kreću od čuvanja do isteka godine u kojoj je radni odnos prestao, pa sve do 40 godina za određene vrste dokumenata.

4. Skraćene evidencije za menadžere

Za menadžere i druge radnike koji imaju samostalnost u određivanju radnog vremena, Pravilnik uvodi mogućnost vođenja tzv. "skraćenih" evidencija. To znači da se za njih bilježe samo osnovni podaci, poput ukupnog dnevnog radnog vremena, godišnjeg odmora, bolovanja i drugih vrsta dopusta.

Sankcije za nevođenje evidencija

Ako poslodavac ne vodi evidencije o radnicima ili ih ne vodi na propisan način, može biti suočen s kaznama koje se za pravne osobe kreću od 8.090 do 13.270 eura, dok su za fizičke osobe kazne između 920 i 1.320 eura. Stoga je usklađivanje s Pravilnikom nužno kako bi se izbjegle financijske i pravne posljedice.

Zaključak

Novi Pravilnik o evidencijama u području rada donosi brojne promjene koje zahtijevaju pažnju poslodavaca, mi smo u ovom članku pokrili samo neke od njih. Pravilno vođenje evidencija postaje ključni element poslovanja, a fleksibilnost u odabiru načina vođenja daje poslodavcima mogućnost prilagodbe vlastitim potrebama. Međutim, pridržavanje rokova i pravila čuvanja dokumentacije te točnost podataka ključni su za izbjegavanje sankcija i osiguranje pravne sigurnosti.