Objavljeno: 10.09.2026.

Autor: Ivan Majurec, mag.oec.

U današnje vrijeme digitalnih tehnologija papirnata dokumentacija kakva je svima znana polako odlazi u povijest. Iako je još uvijek u optjecaju, možemo očekivati da će se to s vremenom promijeniti. U 2026. godini svjedočili smo promjenama koje je donio elektronički račun. Kako se informacijska tehnologija mijenja i napreduje, tako će se i mijenjati pohranjivanje poslovne dokumentacije, gledano na rok čuvanja i format arhive. U ovom članku dajemo pregled vrsta dokumentacije i njihova vremenskog čuvanja koji je trenutno na snazi, bilo u papirnatom ili elektroničkom obliku.

 

Koja se dokumentacija arhivira i čuva?

Dvije su vrste knjigovodstvene dokumentacije koje je poduzetnik obvezan po Zakonu čuvati i arhivirati:

• Knjigovodstvene isprave – isplatne liste, evidencija o plaćama za koje se plaćaju obvezni doprinosi, isprave za unos u dnevnik knjiženja i glavnu knjigu te isprave za unos u pomoćne knjige (popisne liste imovine i zaliha, smatraju se također knjigovodstvenim ispravama)

• Poslovne knjige - dnevnik, glavna knjiga i pomoćne knjige

 

Zašto je važno čuvanje i arhiviranje dokumentacije?

Iako bi uredno, organizirano i transparentno poslovanje trebalo biti dovoljan motiv poreznim obveznicima za čuvanje i arhiviranje dokumentacije, donijeti su i zakonski propisi koji uređuju transparentnost i dokumentiranost poslovanja.

Zakonski propisi zahtijevaju dostupnost dokumentacije i dokazivanja poslovnih događaja zbog sudskih sporova, dokazivanje prava i obveza te porezne i financijske kontrole. Dakle, zakonski je obvezujuće čuvanje i arhiviranje dokumentacije vezane uz poslovanje poreznog obveznika.

 

Koliki je zakonski rok čuvanja dokumentacije?

Rok čuvanja poslovnih knjiga počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se odnose. Dok za knjigovodstvene isprave počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige u koje su unesene.

Tablica daje pregled dokumentacije i njenih zakonskih obveza čuvanja prema Zakonu o računovodstvu i Zakonu o fiskalizaciji*:

 

 

Gledamo li Opći porezni zakon (OPZ), tada dokumentaciju o dnevnom gotovinskom prometu, poslovne knjige i knjigovodstvene isprave te druge evidencije treba čuvati deset godina od početka tijeka zastare. Pošto zastara nije jednoznačno određena, već se za svaki određeni slučaj pojedinačno treba odrediti početak tijeka zastare, ne možemo sa sigurnošću odrediti generalni rok čuvanja dokumentacije (Zakon o računovodstvu kaže najmanje 11 godina). Ukoliko želimo odrediti rok čuvanja dokumentacije za koji možemo biti sigurniji, osim za onu dokumentaciju koja se čuva trajno, to bi bio rok 12 godina.

 

Rok čuvanja dokumentacije godišnje prijave poreza na dobit (primjer)

Spomenut je OPZ i rok čuvanja dokumentacije od deset godina od početka tijeka zastare. Tako ćemo na temelju članka 66. stavka 18. i članka 108. st. 2. OPZ-a dati primjer čuvanja dokumentacije za godišnju prijavu poreza na dobit za 2025. godinu.

Prijava poreza na dobit za 2025. godinu predaje se do 30.4.2026. tako da bi rok za zastaru počeo teći od 1.1.2027. godine. Dokumentacija prijave poreza na dobit za 2025. godinu čuva se do 1.1.2037. godine (10 godina prema članku 66. stavku 18. OPZ-a). Tako vrijedi isti rok i za sve porezne obveze koje se predaju uz prijavu poreza na dobit.

Pošto sva dokumentacija nije iste vrste (neka je računovodstvena, a neka porezna) potrebno je izračunati za svaku vrstu krajnji rok čuvanja. Također, iscrpno bi bilo svaku dokumentaciju arhivirati po roku čuvanja. Kako bi se izbjegle još uvijek moguće neusuglašenosti rokova čuvanja, zbog različitih početaka rokova od koji se počinju računati i računovodstvenih rokova koji su najčešće duži, uputno je imati na umu rok čuvanja od 12 godina.

Arhiviranje i čuvanje eRačuna*

Početkom ove godine uveden je eRačun u B2B domaćim transakcijama i tako uveo veći stupanj digitalizacije poslovanja poduzetnika. To je donijelo i drugačije rokove čuvanja i načina arhiviranja prema Zakonu o fiskalizaciji.

Za izdane i primljene eRačune obavezno je njihovo arhiviranje i čuvanje u izvornom obliku u roku od 6 godina od isteka godine u kojoj su izdani. Ovih šest godina se odnosi na poreznog obveznika. Nakon isteka navedenog roka od 6 godina podaci koji su fiskalizirani čuvaju se u Poreznoj upravi s rokom propisanim posebnim propisom kojim se uređuje računovodstvo (što znači 11 godina).

 

Podaci o zaposlenima (evidencija o radnicima)

Prema Pravilniku o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenim kod poslodavca (Pravilnik) određen je iscrpan pregled dokumentacije za koju je propisan rok čuvanja. Ovdje se radi o ispravama ili dokumentima s podacima radnika vezanim uz radni odnos. U tablici su navedene neke isprave i njihovi rokovi čuvanja kojih se poslodavac treba pridržavati, a odnose se na radnika kojem je prestao radni odnos kod poslodavca (najčešće se radi o šest godina nakon isteka godine u kojoj je radnik otišao):

 

Isprava/dokument	Rok čuvanja
Pisani pregled podataka o radniku	Do isteka godine prestanka radnog odnosa
Ugovor o radu (izmjene, dopune...)*	6 godina od isteka godine prestanka radnog odnosa
Tiskanice prijave (početak, promjena, odjava)*	6 godina od isteka godine prestanka radnog odnosa
Isprave za ostvarivanje prava iz mirovinskog osiguranja i prava po osnovi staža	40 godina od isteka godine prestanka radnog odnosa
Isprave vezane uz obračun i isplatu plaće te uplate poreza i doprinosa	Trajno

*Ukoliko poslodavac ima saznanja da je pokrenut radni spor zbog prava iz radnog odnosa, tada se dokumentacija čuva do pravomoćnog okončanja spora.

 

Zaključak

Poslovna dokumentacija je temelj za dokazivanje poslovnih događaja u sudskim sporovima i poreznim te financijskim kontrolama. To su slučajevi koji su od iznimne važnosti za poreznog obveznika i nitko se ne želi dovesti u situaciju da nije u mogućnosti dokazati i potkrijepiti odgovarajućom dokumentacijom poslovni događaj. Zbog toga vrlo je važno ispravno arhiviranje i čuvanje dokumentacije. Potrebna je posebna pažnja i dobra informiranost kod uništavanja poslovne dokumentacije te nije preporučljivo uzimati najkraći rok čuvanja dokumentacije, po nekom Zakonu ili pravilniku, radi sigurnosti poreznog obveznika.